員工提問前 要準備三個解決方式

書摘

「蓓姊,對方的合約中提到,新的年度要加收運輸費1%,要怎麼回覆?」

「蓓姊,紅色在這種底色上表現不明顯,要換什麼顏色?」

「蓓姊,記者會的Press kit(媒體新聞資料袋)要印製幾份?」

創業的最初期,我自然應該要親自決定大大小小的事情,一來是全部的責任或錯誤由一人承擔、執行者可專心執行就好,二來當然是這樣解決問題的速度最快。

但是當組織架構一擴大,這方式就很不適合。有一天,我在會議室連續進行了無數大大小小的會議,好不容易有個空檔可以回到自己的辦公室,才剛坐下,一抬頭,就看到門外有公事要等我定奪的同事,竟然已經排成一排。

大家面面相覷,忽然一起爆笑起來。

「我好像醫生窩。」我有感而發。

「妳是在開簽書會。」同事也有感而發。

不斷地幫助員工成長

如果大家忙得焦頭爛額,但意見仍然一致,會很有一種共同革命的感覺;但若意見不同,又難達成共識,不安定的情緒就彷彿水中的漣漪,一圈未平一圈又起,在空氣中蕩漾,令人罣礙。員工有這種感覺,我自己也有。

年輕時採訪過法國Pierre Fabre 集團中一個高階女主管,當天一起午餐時我問她:「當跟屬下意見不同的時候,妳會怎麼面對?」

「當我跟屬下意見不同的時候,You Know,當然是他們聽我的。」她得意地說。

「當然聽妳的?!」習慣生活在禮儀之中的亞洲人如我,聽到的霎那有點不可置信。亞洲人面對這類問題時,回覆的答案通常都很圓融、類似打官腔。

「意見不同的時候,當然是聽我的啊,不然要組織架構幹嘛?」她又補上一句。

「好像也對……。」我猶豫地思考著。

後來創業,身為企業負責人,這個對話經常在我腦中浮現。

意見不同,最後當然是聽從最高主管決定。只不過,如果手法很粗暴簡單,溝通的品質就會很差,也難以真正發揮領導力。

有一晚,我跟同事在會議室中爭辯不休,大家筋疲力竭之後,終於向我屈服。即使如此,我沒有開心或勝利的感覺,開車回家的途中,反而懊惱十足。

分析自己的情緒,發現當下的感受是由氣急敗壞、擔心、抱歉與挫敗組合而成:對於同事不理解我的主意而氣急敗壞、對於同事沮喪的心情我感到擔心、對於我們的對立我感到抱歉、對於沒有共識我感到挫敗,所以「『當然是聽我的』這絕不是一件好事。」我驀然發現。

自從發現「當然是聽我的」不是一種好的方式之後,我開始思考「讓大家願意聽我的」的方式是什麼?

為了尋求答案,我找遍企管顧問業界的名師與課程,認真報名學習,包括:卡內基、談判、自我管理、專案管理、向上管理、留才與解雇、工作能力與習慣之分別、管理心理學……面對各式各樣的管理概念,無一不潛心研究。一旦學習之後,不僅使用在日常工作之中,同時也會將課程與教材跟主管分享,建立公司自成一套的共同語言。

好員工,永遠要有備案

到處上課吸收之後,我才開竅,如果是會議的主席,使命是刺激大家踴躍提出意見,然後做出決議,而不是自己也參與其中、發表已見;如果已經確定要交派一件任務,我可以邀請對方共同經歷討論的過程,在過程中主導共識的建立,而不是直接命令對方進行機械式的指令。

至於日常最常見的、同事不斷徵詢我意見的這件事情,我提醒自己必須去看到同事對我的尊重,給予感謝。但如果我希望決策能更有效率,我應該引導對方跟我一起思考。「提問前,請準備好三個解決方式。」最後我想出這種模式。

這樣的好處是可以激發員工對於問題的責任意識,節省我獨自思索的時間,也避免獨自思考容易產生的不周全。腦力激盪的結果,會有很多創新的解決方式,此外,當最後我們發現,同仁提出的方式更好,大家一起採納時,不僅提供解決方式的同事很有成就感,大家對彼此的認同與互信又更深入了。

他們這麼說:蓓姐解決方法永遠比問題多

康雅芝/鎂鈤行銷顧問公司創辦人暨董事長

先談一下我跟蓓姐的緣分,我是政大三年級(2004年)時來到「寵愛之名」擔任工讀生,協助公關媒體相關事務。每次見到蓓姐總是光鮮亮麗,她可以在背著名牌包的同時,還優雅的捧著一箱要送的貨(沒錯!怎麼辦到的?!但蓓姐在我心中的形象就是如此美麗超能!)。

後來因投入論文沒法繼續工讀,但未料緣份並未止於此,2012年「寵愛之名」進行海外市場開拓的時刻,我又有了回來的契機,擔任海外市場部行銷主管。

這次回歸與蓓姐有了緊密工作機會,跟蓓姐從市場策略、媒體採訪策劃、到團隊管理、企業經營,甚至是個人情感…… 等等,蓓姐都可以提點解惑,當時對我而言就是人生的導師,而且是「永不妥協」的那種導師!

「解決方法永遠比問題多」也是與蓓姐共事的最大學習,蓓姐喜歡開會時一起腦力激盪,遇到不一次列出十個以上解決方案,她是不會善罷甘休的!

還記得有年跟蓓姐一起到大陸出差,回程時恰逢春節,高鐵站人山人海,我因誤判路況而錯過原訂的車次,車站現場人滿為患。我還在隊伍中苦思解決方案的同時,未料看向前方,竟看到蓓姐手上拿著三十分鐘後出發的車票出現了! 令人讚嘆,果真入境隨俗!

蓓姐的解決方法永遠比問題多!

面膜女王內心戲

和重視的人建立只有你們才知道的共同語言,可以有效減少對焦時間。

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