綠川努力奮鬥的一天
「喂，綠川！今年的新商品發表會的邀請函，你已經寄給客戶了嗎？」課長朝著坐在位置上的綠川問道。
「我現在正在處理寄送前的準備工作。」
課長一聽，又皺起了眉頭。
「什麼準備工作……？下個月就要舉辦新商品發表會了，邀請函最晚也應該在上個週末前寄出，不是嗎？」
「話是這麼說沒錯，但要決定邀請客戶的名單，得花不少時間。」
「點開客戶管理系統，不就有客戶名單了嗎？」
「對，但是如果對所有客戶都寄邀請函，最後所有客戶都決定參加，人數可能會多到我們無法應付。因此我先將清單上的顧客分成了ABC三個等級。」
「噢，好吧。然後呢？」
「就算是A等級的客戶，有些跟我們的買賣關係已經結束了，有些可能負責人員已經換人了，所以要先對照客戶所給的名片，確認系統裡記載的是不是最新的資訊。」
「什麼？你如果平日隨時更新客戶資料，現在哪會這麼麻煩？」
「客戶資料當然是隨時更新，但事情總有萬一，畢竟是A等級的客戶，不能因為一點小疏失而喪失我們的信用。」
「……好吧，然後呢？」
「接下來是B等級的客戶。這個等級的客戶占了全體的七成，由於數量太龐大，所以我又將它細分成五個等級……」
課長聽得目瞪口呆，說道：「綠川，你知道這個工作最重要的事情是什麼嗎？是儘快把舉辦時間告知客戶，讓對方的負責人員排進行程表，不是嗎？」
「不，更重要的是建立精確的客戶名單。如果客戶名單有錯，速度再快也沒用。」
「……我知道了，這件工作我會找別人來接手，你不用再做了。」
「咦……為什麼？我明明這麼努力……」
「不必努力也能獲得成果」才是最佳狀態
想要讓工作變得有效率，就必須好好想清楚應該把精力花費什麼環節上。
有些人不管被交代什麼樣的工作，都是盡最大努力追求完美成果。但是事實上只有一種人適合這麼做，那就是進公司未滿一年的新鮮人。只要工作了一段時間，能夠自己安排工作計畫之後，就必須思考一個問題：「什麼才是真正該努力的環節？」
有些人會在全部工作上投注所有精力，自認為這才是對公司鞠躬盡瘁的表現。
當然我並不是全盤否定這樣的心態，但是如果搞錯了該努力的方向，不僅無法看見成效，而且還有可能造成反效果。
例如有個人剛從基層職員升任為負有管理職責的課長。在擔任基層職員期間，他締造了相當傲人的業績。
自從當上了課長之後，他更加努力，讓自己的業績更上一層樓。但是某一天，他上頭的部長卻這麼告訴他：「你實在不適合擔任管理職務。」這名課長完全無法認同部長對自己的批評，因為他認為自己非常努力。
大家對這個努力的課長有何看法？
在職場上，並不是只要努力就好，也不是只要做出成績就好。
一旦升任為管理職務，就不能光是追求自己的努力成果。必須要善加運用整個單位成員的力量，達成單位目標，並且維持單位的安定。
因此在部長的眼裡看來，這名課長完全搞錯了「該努力的環節」。
我自己在舉辦研修活動和演講時，也會設定努力的環節。
我所設定的努力環節，就是剛開始的十分鐘，以及最後確認成果的時間。
當然我的意思並不是其它時間都可以打混過去。但如果從頭到尾都是全力以赴，不僅聽的人會覺得很累，而且可能會搞不清楚重點在哪裡。
就像樂曲一樣，必須要有副歌、有前奏。
若站在中長期的角度來看，在維持工作成效的前提之下，真正必須努力的環節應該是如何讓自己不用努力。
「周到化工作術」就像是這個概念的典型範例。藉由將工作分配給部下、教育部下、建立流程及導入系統架構，來建立出一套自己不須努力也能穩定獲得成果的機制。這才是真正應該努力的事情。
因此就像我在第一章所提到的，請你務必將「努力讓自己不必努力就能解決問題」當成一個關鍵的概念。
提升工作能力的步驟：努力也必須顧及優先順序。
內容來源：《再忙也不會出錯的完美工作執行力》樂金文化授權轉載。
